500人～

比較・選択の視点

この規模ですと、SaaS型/ASP型はもちろん、社内体制の充実に伴い、ソフトウェア型/インストール型でも、社内サーバー設置型でも、どちらでも対応が可能かと思います。

当然、社内体制だけでなくソフトウェアに対する一定程度の投資余力も出てくると思います。より重要なことは、機能がいかに整っているかになってきます。

現状のグループウェアでは、スケジュール管理や設備予約など基本的な機能においては、各社ともそれぞれそれほど差がありません。また、ワークフローについても廉価版なグループウェアではまだまだ陳腐な機能のケースもありますが、この規模の会社が購入するような一定程度の金額以上のパッケージであれば基本的な機能は実装しているといえるでしょう。

より検討のポイントになってくるのは、一人一人が最低限のスケジュール調整などの活動だけでなく、知識や知恵や人脈やナレッジを共有し、コミュニケーションを発達させ、組織全体の効率を上げることができるのかという点です。

ナレッジマネジメントや社内コミュニケーションの活性化について

なぜナレッジマネジメントや社内コミュニケーションの機能がこの規模になると重要になるのでしょうか。

人数規模が大きいと、少しのノウハウを共有するだけでも、人数が多いだけその共有に対するコストをその共有によって出てくるメリットが数倍も数十倍もインパクトがあるわけです。

また新規事業が事業の中心の中小企業と異なり、大規模な会社になりますと少なくとも基幹事業については、5年から20年程度は続くわけです。その中で、いかにノウハウを蓄積していくのか、というのは重要なポイントになります。

□ナレッジマネジメントとグループウェアの統合ソフトの利用

また重要な点になりますが、グループウェアではスケジュール調整だけの機能を持って、ナレッジマネジメントは別のソフトウェアを使う、という考え方は、非常にリスクがあります。

というのは、ナレッジマネジメントや社内SNSなどのコミュニケーションツールにおいて、重要な点は、「ただでさえ書き込むのは労力がかかって面倒なのにもかかわらず、」「わざわざログインして利用するのか、」ということです。

それに比べてグループウェアは必ずと言っていいほど毎日、何のストレスも感じず、ほぼ全社員がログインを行っています。

そのログインの際に書き込みを行ってもらったり、他のメンバーとのコミュニケーションを図ってもらったりというのは、非常に重要なのです。だからこそ、グループウェアとナレッジマネジメントソフトが統合していることが、ナレッジマネジメントソフト自体の優劣よりも重要なのです。