グループウェアはどういうシーンで必要となるか

グループウェアが提供するそれぞれの機能によって、必要となってくるシーンは異なってきます。

「日ごろやっている業務を効率的にする」というメリットもあれば、「グループウェアがあることでこれまでにない新しい価値がある」というメリットもあります。

各種社内向けソフトの中では、グループウェアは安価な部類に入るため、以下のような必要なシーンがある場合は、ぜひ本格的にご検討をされたらいいでしょう。

スケジュールソフト・設備予約

スタッフが3~5人以上の規模になった段階で必要性を感じ、10人以上の規模になった段階で必須になってくると思います。

最初は、自分自身のスケジュールを自分自身だけが閲覧できる、たとえば手帳などに記載していると思いますが、まず最初に手帳ではなくインターネット上に記載しなければなりません。

実は、これは慣れの問題で、携帯からもアクセスできる端末の場合、慣れてしまえばほとんど面倒なことはありません。特に定例会議などを入れる場合においては、手帳より自動で繰り返し設定ができるツールの方が、はるかに楽でしょう。

また複数人で一つの設備を管理している場合も同様です。これまでは、どこかに設備予約表があったと思いますが、インターネット経由で対応できることによって、常に参照でき、常に予約できる、当然ながら非常に便利な状態になります。

ワークフロー(電子稟議書システム)

スタッフが5～10人程度になってきた段階で、用意すると非常に便利な機能です。稟議書に限らず社内の他の部署や担当に対して連絡が必要な業務フローについては、ワークフロー化したほうが便利でしょう。

たとえば、入社連絡や、PC購入や、出張手配など、稟議書以外のものであっても、固まった業務フローがある、もしくは、業務フローを固めたい場合は、ワークフローの機能を使って固めていくのが便利です。

決定すべき項目や枠や漏れがなく連絡順に回っていくので、多くの業務において簡単にミスが減っていきますし、仮に連絡ミスなどが発生した場合でも、ワークフローの手順や項目を変更することで、再発を防ぐことができます。

もちろん、稟議書にいたっては、電子対応したほうが出張や業務状況に関わらず、簡単にアクセスでき、必要に応じて添付資料を確認し、押印することができるので当然便利です。それに加えて通常の稟議書であれば、一度押印するとあとで再度閲覧するのは非常に面倒ですが、押印者があとで必要に応じて参照することもできます。

当然、一般のワークフローの機能を使って統制を利かせている上場企業も多いため、上場準備中の企業にも取りいれると便利でしょう。

ファイル共有

スタッフの人数に関わらず、可能なかぎり会社の業務に関連するファイルについては、当初よりストレージに置いていくほうが便利だと思われます。

検索機能の強さ(ファイルの中身まで検索することができるか、)、タグをつけることができるか、他の人がアクセスできるか/アクセス制限を掛けることができるか、などがポイントになります。

プロジェクト管理システム

上記のシステムなどを網羅的に/横断的に統合させ、プロジェクトごとに各種管理が一つの画面で閲覧、管理ができるシステムです。たとえば、プロジェクトに関わる人のスケジュールが閲覧できたり、プロジェクトに必要な議論が掲示板などでできたり、報告書類をまとめたりすることができます。

社内に複数のプロジェクトが走ってきた段階でこのようなサービスが必要となってくるでしょう。

wiki(ウィキ)

業務を行っていくと、いろいろとマニュアルが必要なったり、そのマニュアルを次の人に引き継いだり、そのマニュアルを変更したり、その変更履歴を確認したり、というニーズが出てくると思います。

数人の段階から可能な限り、社内のドキュメント類を、マニュアルという形で整備することにより、その後に新しく入った、もしくは、新しく業務に配属されたスタッフや社員の方にとってスムースに業務に取り組めると思います。

その際に、もっとも使えるものがwikiのシステムです。特に社内用のニーズに用意されているのが社内wikiです。

掲示板などで同様のことを目指しているケースもありますが、掲示板はあくまで数人でディスカッションを行うためのものであり、マニュアルや社内ルールや各種ノウハウを共有しながら作り上げていくケースには向いていません。

ただ残念ながら現時点ではwikiのシステムまで実装しているグループウェアはまだまだ少ないのが現状です。