グループウェアの乗り換え・引越し

乗り換えの必要性

2006～7年ぐらいより、社内SNSや社内wikiや社内ブログのサービスが立ち上がっており、またインターネット全体でウェブ2.0という概念やサービス・開発の志向性、もしくは企業向けには、エンタープライズ2.0という概念がでてきております。

ついては、それ以前のグループウェアのサービスに比べて格段に使い勝手があがってきており、またユーザーインターフェイスも強化されているケースが多いです。

社内SNSや社内wikiや社内ブログが実装されていない、もしくは、5年以上前に開発されたフレームワークを使っている企業においては、一度、最新のグループウェアへの乗り換えを検討されてみてはいかがでしょうか。

非常に使いやすく、且つ、自然な形で社内のナレッジマネジメントが進み、また潜在知の共有が実現されることでしょう。

乗り換えコスト

乗り換えコストは、現状のグループウェアの使い込み度合いによります。また多くの場合において、現時点でグループウェアを使いこなしているケースは少なく、結果として、乗り換えコストは非常に安くつきます。

またグループウェアの乗り換えにおけるハードルの一つは使い勝手であります。最初は元のサービスと違うというだけで実際に使い勝手が良くなったとしていても避けられるケースがありますが、これも実際に担当者が使ってみて、使い勝手が悪くなければ、社内の皆さんも1～2週間もすればすぐに慣れられて、乗り換えたこともすぐに気にされなくなることが多いでしょう。

スケジュールソフトと設備予約のみを中心に使っているケース

ほとんどのケースがこのような使い方しかしていないことが多いでしょう。この場合は、乗り換えは非常に簡単です。1ヵ月後か、2ヶ月後の月初から新しいシステムにて予約を管理する、というルールを制定するだけで大きなトラブルなしに移行ができると思います。

また過去の情報については、2~3ヶ月閲覧性のみおいておき、その後は削除してしまってもほとんど問題にならないでしょう。

またスケジュールソフトから報告書への連動やCRMソフトとの連動がされているケースは少し設定や乗り換え時に登録が必要になります。

オンライン上のファイル共有システムを使っているケース

ファイル共有システムの乗り換えは非常に安い部類にあたります。同様のファイル構造を作成し、移すだけで大丈夫だからです。

乗り換え前後において、検索機能の強さについて、確認しておくことが良いでしょう。

ワークフローを使っているケース

新しいグループウェアにてワークフローの設定が必要になります。また過去のワークフローについては、エクスポートして、閲覧可能性を担保しつつ、インポートせずにどこかに保存しておくのが、現時的な運用と言えると思います。