ワークフローの比較

ワークフローの比較の視点

ワークフローは、いまやグループウェアの基本の機能といえるでしょう。

一般的には、稟議書などに使われますが、組織を回していくためには非常に使いやすい機能であり、稟議書だけでなくパソコンの使用申請や採用や退職などの各種手続きなど、いろいろな社内の連絡や一つ一つの業務に当てはめて利用することができます。

ワークフローのみのパッケージとの比較

組織が変更されることも多く、またやはりそれぞれにログインをして、新着情報のチェックをしたり承認をするのは、非常に手間隙がかかるため、グループウェアと統合されたパッケージであるべきと思われます。

機能面の比較

ワークフローは設計の仕方が多く、パッケージごとに比較した場合、廉価版のグループウェアでは作りこんでいないケースが多く、機能の中身で差がつくサービスといえるでしょう。

一つは、差し戻しや修正などに対応しているか、があります。廉価版のグループウェアなどでは、承認するか却下するか、しかないような設計のものも見受けられます。

実際の稟議書では、一度提出してみるものの稟議を通すのに問題や情報として不足点があった場合、差し戻して修正させて、そのままフローに乗って再度進んでいくということが多々あります。却下するしかない場合、提出者が再度提出を行うことになり提出者が非常に面倒なことになります。かといって、コメントだけ書き込みそれを通すとしても、そのコメントを提出者が了承したかどうか分からず、証拠にならないため非常に使い勝手が悪いのです。

やはりそういう意味でも差し戻しや差し戻された後、修正ができるというのは、通常の日常では必須の機能といえるでしょう。

もう一つは、携帯に対応しているか、ということも重要です。特に承認をする/しないについて、携帯に対応していることが重要になります。

承認を取るにも上長が出張中のためにインターネットにつながった状態でパソコンを開けず結果なかなか承認を取れないことや、上長自身があまりパソコンに慣れていず、携帯で承認が取れるようにすることで、スピーディに対応いただけるということが、世の中では非常に一般的といえるでしょう。